Mi-a trebuit certificatul de naștere al bunicii și, mergând la Brăila, locul ei de naștere, am obținut un extras din Registrul Stării Civile din 1920. Ei bine, știu la ce oră s-a născut bunica mea în 1920, dar nu știu la ce oră m-am născut eu sau fiul meu. Nu știu unde să găsesc un astfel de detaliu, deși probabil că informația asta există într-un sistem, poate chiar electronic.

Această întâmplare, povestită de Radu Puchiu, expertul în e-guvernare al Upgrade 100, e semnificativă pentru necesitatea unor uriașe arhive publice, care să funcționeze ca o memorie națională.

E limpede că arhivele fizice rezistă și (ar mai rezista și) după 100 de ani, așa că, odată cu explozia digitalizării, suntem datori să ne punem următoarele două întrebări: 

1. Ce informații de astăzi vor mai fi relevante în secolul viitor sau chiar peste mai multe sute de ani?;
2. Ce anume (sau cât) digitalizăm din aceste informații?

Cu alte cuvinte, cum păstrăm cele mai importante documente publice și private într-un mediu digital? Ce face statul cu aceste informații, de ce fel de sistem avem nevoie și cum ne asigurăm că el e sigur și solid?

Acestea sunt o parte dintre întrebările esențiale pe care li le-am adresat invitaților noștri, dr. Cristian Anița, directorul Arhivelor Naționale, și Edward Crețescu, președintele Asociației Naționale a Industriei de Software (ANIS).

A ieșit o conversație-școală despre arhivare, documente electronice și memoria statului, moderată de Marian Hurducaș și de Radu Puchiu. Îți recomandăm să o asculți pe îndelete, în întregime.

America păstrează între 1 și 3% dintre documentele guvernamentale. Europa, undeva între 10 și 12%. În România, nu știm cât.

📌 Seria DIGITALINATION este produsă de Upgrade 100 în parteneriat cu Institutul ASPEN România. 

ARHIVARE CORECTĂ = INFORMAȚII VALIDE PE TERMEN LUNG

Cei doi invitați au început prin a atrage atenția asupra unei idei la care nu ne gândim, probabil, niciodată: faptul că arhivarea este “o chestiune de tip iceberg”, după cum a descris-o Cristian Anița. Asta înseamnă că tot acest proces are o imensă bază nevăzută.

Trebuie să digitalizăm întreaga arhivă a statului român și, bineînțeles, cele câteva sute de milioane de documente, dintre care unele au peste o sută de ani,

a explicat Edward Crețescu.

Cum arată o arhivă bine făcută? Cristian Anița spune că un sistem ideal este cel în care găsești foarte repede informația de care ai nevoie:

Arhiva e acea informație care a trecut într-o zonă pasivă, nu mai ai nevoie de ea la modul curent.

/ ▶️ 6:10

Într-o asemenea arhivă, l-a completat Edward Crețescu, documentul trebuie să bifeze două condiții-standard: validitate pe termen lung (Long Term Validity) și conservare pe termen lung (Long Term Preservation).

Îndeplinirea celor două condiții înseamnă ca o persoană din viitor, care va dispune de o tehnologie superioară, să aibă acces la documente create și păstrate cu tehnologia de acum. Foarte importantă, de asemenea, este garanția că documentele nu au suferit modificări în timp.

Ce am reținut: 

• Pentru companii, informația căutată în arhive trebuie să fie nu doar exactă și ușor de găsit, ci să aibă și valoare legală, să poată fi folosită în instanță sau în audit pe termen mediu.
• În ceea ce privește Arhivele Naționale, acestea au o perspectivă mai largă, pe termen lung și foarte lung. Prioritatea instituției este conservarea memoriei naționale, atât la nivelul documentelor-unicat din patrimoniu, dar și ca volum de documente care, împreună, dau o imagine fidelă a unei etape istorice.

CE ANUME ARHIVĂM?

Aceasta este, poate, cea mai dificilă întrebare care privește acest domeniu. De ce? Fiindcă spațiile de stocare, atât fizice, cât și electronice, nu sunt infinite. Cineva trebuie, deci, să decidă ce se păstrează și ce nu.

Iar din această dilemă se iscă o alta: ce anume să digitalizăm din ceea ce arhivăm?

Documentele aflate în arhive nu sunt create ca obiectele de artă, pentru a fi expuse. Sunt documente pe care le utilizăm zi cu zi și le dăm o valoare în funcție de utilitatea primară pe care o au. Dar, totodată, trebuie să ne gândim la o utilitate secundară pe care ar putea-o avea. Deci, cine hotărăște și cât trebuie păstrat documentul? Și ce digitalizăm? E ok să digitalizăm toată arhiva sau ne limităm la arhiva esențială de care avem nevoie și suntem siguri că avem nevoie și peste 1000 de ani? Cine hotărăște chestiunea asta? Aici este una dintre provocările mari ale meseriei de arhivist, 

a detaliat directorul Arhivelor Naționale, Cristian Anița

Tot de la el am aflat și că, în general, societatea a preferat să lase decizia privind selecția pe umerii arhiviștilor. Cu alte cuvinte, ei să hotărască, fie că e bine sau nu, ceea ce trebuie păstrat.

Partea care nu se vede e legată, ca în multe alte situații, de costuri. Iar când vine vorba despre metadate – informațiile pe care le adăugăm documentelor pentru a le găsi mai ușor –, prețurile cresc exponențial.

Și mai există un risc subliniat de directorul Arhivelor Naționale:

A pornit atunci când tehnologia a început să se dezvolte cu hei-rup, așa, totul se rezolvă prin digitalizare. Scanăm și am rezolvat toate problemele de birocrație, de funcționare, de cozi, de orice. Or, e o falsă rezolvare a problemei. De fapt, nu rezolvăm problema, ci transferăm problema din mediul fizic în cel virtual. 

 ▶️ momentul, aici, la 13:08

Edward Crețescu identifică două mari probleme când vine vorba de arhivare: nevoia mare de energie și capacitatea limitată de stocare. / ▶️ 16:14

Nu avem capacitate infinită de stocare, nu avem capacitate infinită de generare de energie,

a spus Crețulescu ▶️ 18:19

Ce am învățat aici:

• Deși suntem în plină eră a digitalizării și pare că avem multe date, este important să decidem asupra informațiilor care ne vor interesa și peste 100 de ani;
• Tehnologia permite prelucrarea rapidă a unor volume mari de date, inteligența artificială poate sumariza sau identifica documentele relevante pentru un subiect, totul este să existe aceste documente în format digital;
• Totuși, limitele spațiului de stocare și consumul mare de energie pe care îl vor avea centrele de date ne obligă în a fi selectivi în alegerea informațiilor care vor fi arhivate.

„Merită să arhivăm tot? Depinde de care big tech ești!”, a glumit moderatorul Marian Hurducaș. 

AVEM CADRUL LEGAL CORECT?

Un ajutor în alegerea informațiilor care sunt arhivate ar trebui să vină din partea legii. În consecință, întrebarea care se pune este aceasta: avem normele necesare pentru ca arhivarea – fizică sau electronică – să se desfășoare corect?

Cristian Anița consideră că nu trebuie făcută diferență între tipurile de arhivă:

Arhiva e arhivă! Nu facem o lege pentru un suport. E o informație pe care trebuie să o gestionezi coerent, transparent, cuantificabil, trasabil. 

▶️ momentul aici, la 20:07

În ajutorul instituțiilor publice vine așa-numitul Nomenclator arhivistic – care spune ce informație se păstrează și pe ce perioadă de timp. Pe baza acestui Nomenclator se hotărăște ce merge într-un depozit pe termen lung.

Directorul Arhivelor Naționale vine cu un exemplu de la înființarea instituției similare din Statele Unite: National Archives and Records Administration. Exemplul e relevant pentru rolul instituției și abordarea pragmatică. / ▶️ 22:10

Care e diferența dintre Arhiva Națională și arhiva unei instituții? – a fost întrebarea primită de la ascultători.

Iată ce a răspuns Cristian Anița:

• Încă de la înființare, Arhivele Naționale au avut rolul de a gestiona documentele vechi, dar și de a prelua documentele importante de la instituții;
• Cele mai importante documente publice trebuie să fie preluate la Arhivele Statului după 30 de ani. (Deci, în acest moment, aici ar trebui să găsim documentele importante ale statului până la anul 1993.) Se preia doar partea care e importantă pentru societate;
• Nomenclatorul arhivistic stabilește termene pentru anumite documente;
• Arhivistul poate cere și alte documente pentru a fi păstrate;
• Instituțiile creează arhive și apoi se negociază ce documente sunt păstrate în Arhiva Națională;
• Arhiva Națională este, practic, o arhivă a arhivelor instituțiilor.

Săptămâna trecută a fost promulgată o lege (Legea 201/2024) care modifică Legea arhivelor naționale, introducând un capitol dedicat documentelor electronice. I-am întrebat pe invitații noștri care va fi impactul asupra publicului.

Cristian Anița spune că legea a fost modificată tocmai plecând de la practică. Principalul ei scop: o abordare unitară a informațiilor, indiferent de suport (electronic sau fizic). Tot el consideră că legea va ajuta instituțiile publice, prin unificarea practicii și a formatelor acceptate.

Ca să putem crește din punct de vedere digital, avem nevoie de reglementare, iar legea rezolvă acest lucru.

Edward Crețescu, președinte ANIS

Edward Crețescu a reamintit că Legea arhivelor naționale este scrisă în 1996, iar Legea arhivării electronice, în 2007.Din cauza vechimii acestor reglementări, aplicarea legilor a fost adesea problematică pentru companii.

„Companiile se loveau de un cadru care mai mult le împiedica să digitalizeze arhivarea și să utilizeze documente digitalecât mai eficient”, a spus președintele Asociației Naționale a Industriei de Software (ANIS). / ▶️ 38:48

Ce am reținut:

• E nevoie de un cadru modern de reglementare a arhivelor – și fizice, și electronice. Ar fi de dorit o abordare unitară, pentru a simplifica munca atât în instituțiile statului, cât și în companii.
• Digitalizarea va fi un proces gradual: documentele de la nivel național și apoi local vor deveni disponibile treptat.
• Administrația locală, în special, nu are un spațiu fizic unde să-și țină arhivele, cu precădere documentele cu care ar trebui să lucreze zi de zi.
• Un cadru legislativ care să le ajute să utilizeze arhivarea electronică le va face viața mai ușoară și funcționarilor, dar și cetățenilor, prin accesul mult mai facil la informație.
• Digitalizarea ar trebui să ducă și la o arhivare mai ușoară a informațiilor.

Nu suntem cei mai digitalizați, dar acolo tindem.

Edward Crețescu, ANIS / ▶️ 41:19

SUNT SIGURE INFORMAȚIILE PĂSTRARE ÎN ARHIVĂ?

Dat fiind că există o cantitate imensă de documente electronice, iar multe arhive de companii sunt gestionate de operatori privați, i-am întrebat pe invitații noștri cum putem fi siguri că aceste documente nu sunt prelucrate nepotrivit.

Edward Crețescu consideră că integritatea documentului este cea mai importantă pentru a asigura încrederea în acest serviciu. Vestea bună este și că noile formate de arhivare vin însoțite de un sigiliu digital, care, alături de log-urile de acces și operare, oferă o siguranță mai mare.

Toate acestea trebuie să fie însoțite de o protecție cibernetică corespunzătoare. Totuși, trebuie ținut cont că orice arhivă se deteriorează în timp și că multe informații se pot pierde.

Peste 100 de ani, încrederea în arhive trebui să fie rezonabilă – aceasta e ținta,

spune președintele ANIS / ▶️ 45:10

La rândul său, Cristian Anița a explicat că actualizarea cadrului legal vine și cu o reglementare a pieței operatorilor privați, care acum sunt autorizați de Arhivele Naționale.

Este motivul pentru care fiecare stat a înființat o Arhivă Națională: e vorba de un terț care nu are un interes într-o anumită zonă, deci potențialul de a fi mult mai de încredere este mult mai mare decât la instituția care a creat documentele,

spune directorul Arhivelor Naționale / ▶️ 49:52

PĂSTREAZĂ INSTITUȚIILE PUBLICE INFORMAȚIILE SAU NU?

Teoria e bună, la fel și cadrul de reglementare. Realitatea din administrația publică e alta însă, fiindcă multe instituții nu au mecanisme puse la punct.

Am ales să exemplificăm tot cu o experiență a lui Radu Puchiu:

„Când am fost eliberat din funcția de la Guvern, am vrut să las instituției arhiva de documente semnate, mai ales pe dosarele importante. Mi s-a zis: «Puneți-le într-o cutie și lăsați-le în birou»… Le voi găsi, așadar, vreodată în arhivă?”,

a întrebat el. – momentul aici, la ▶️ 1:00:48

Directorul Arhivelor Naționale spune că legile sunt clare în acest sens, dar că aplicarea lasă de dorit, inclusiv la instituții importante. Tot el spune și că impulsul inițial era să dea vina pe lege, dar nu poate explica diferența de abordare a diferitelor instituții.

📌 O temă interesantă a vizat importanța arhivelor în cazul celebru al fostului președinte american Donald Trump, context în care am întrebat și dacă președintele României trebuie să predea documentele către Arhive. Sper că v-am făcut suficient de curioși să urmăriți momentul aici ▶️ 1:03:40.

Edward Crețescu, care are o mare experiență în relația cu autoritățile locale, spune că în administrația publică sunt puțini oameni care nu-și doresc digitalizare:

Majoritatea o înțeleg, cei mai mulți o acceptă și, culmea, exista câțiva care cer automatizare.

Edward Crețescu, președinte ANIS

Ce am reținut:

• Legea și normele ajută la trecerea de la documente active la arhiva pasivă;
• Ele înseamnă transferul către o terță parte care aduce încredere;
• Cu toate acestea, instituțiile publice, din lipsă de personal sau pregătire, tind să acorde o importanță foarte mică arhivării;
• Multă vreme, arhiviștii din instituțiile publice au fost într-un con de umbră, care i-a văduvit de susținerea materială și de respectul meritat;
• Digitalizarea, inclusiv a arhivei instituțiilor, se face inegal și ține de capacitatea de a se finanța;
• E nevoie de un efort în plus de a susține procesul de arhivare.

NUMĂRUL ANGAJAȚILOR DE LA ARHIVELE NAȚIONALE, ÎNJUMĂTĂȚIT

Discuția nu putea să ocolească problema resursei umane, mai ales că, în ultima perioadă, angajați din Arhivele Naționale au protestat în toată țara, cerând sincronizarea salariilor din provincie cu cele din aparatul central.

Mai avem arhiviști?

Cristian Anița spune că Arhivele Naționale au ajuns la mai puțin de jumătate din numărul angajaților pe care îi aveau în urmă cu 15 ani. Mai exact, în 2009 erau 1400 de angajați, iar astăzi au doar 714 posturi, dintre care 600 sunt ocupate.

 Noi am fost o instituție mereu restructurată și atât de optimizată, încât am ajuns atât de „skinny” încât nu știu cum reușim să funcționăm.

a explicat Cristian Anița / ▶️ 1:18:32

Cu toate acestea, instituția derulează mai multe proiecte, de la restaurarea clădirilor până la digitalizarea informațiilor. 

Mă gândesc că e și la mine problema, ca manager, că nu reușesc să explic destul de bine rolul nostru și cât de importanți suntem, și faptul că noi suntem un sprijin real pentru instituțiile publice de a-și rezolva problemele astea care trenează,

a mai spus Anița / ▶️ 1:19:49

În loc de concluzii

De-a lungul discuției cu directorul Arhivelor Naționale și cu președintele ANIS am observat că există o mare discrepanță între Memoria îngrijită de stat, ca misiune, și importanța pe care o dăm legilor și oamenilor care o fac posibilă. 

Avem norme și bune practici de la nivel național și internațional, dar, ca stat, acordăm o importanță redusă procesului de arhivare și, implicit, un rol scăzut arhiviștilor.

Am încheiat, așadar, interviul nostru cu o întrebare serioasă adresată ascultătorilor: 

Oare statul vrea cu adevărat să păstreze această memorie?

Vă lăsăm cu mesajul directorului de la Arhivele Naționale:

Lumea trebuie să înțeleagă că Arhivele Naționale sunt o instituție-suport. Noi ajutăm instituțiile statului în gestiunea unei informații active, dar ne pasă și ce se întâmplă cu arhiva pasivă.

Și, bineînțeles, cu invitația de a asculta toată înregistrarea, aici – pe Spotify, sau direct aici – în articol:

Ca de obicei, le mulțumim pentru găzduire și difuzarea live în toată țara a acestei discuții colegilor de la Radio Guerrilla.